Ein PDF, Word-Dokument oder einen Scan schwärzen

So läuft es ab

1. Legen Sie das Dokument ab

   Ein PDF, ein Word-Dokument (.docx) oder das Foto eines Dokuments (JPEG, PNG, WebP). Ihr Browser liest es, in diesem Tab. Die Vorschläge erscheinen nach wenigen Sekunden.

2. Entscheiden Sie jeden Vorschlag

   Rechts die Vorschläge nach Art gruppiert, auf der Seite hervorgehoben. Schwärzen, belassen, einen Namen überall schwärzen, einen Bereich zeichnen. J und K zum Wechseln zwischen den Vorschlägen, M zum Schwärzen, L zum Belassen, Strg+Z zum Rückgängigmachen.

3. Erstellen Sie die Datei

   Die Schaltfläche wird aktiv, wenn alles entschieden ist. Das Werkzeug baut das Dokument neu, liest es gegen und bietet es Ihnen dann an: Gespeichert wird über Ihren Browser.

Was erkannt wird, und wie

Ein richtiges Format mit falscher Prüfziffer wird als „zu prüfen“ vorgeschlagen: Oft ist es ein Tippfehler im Dokument, und die Angabe bleibt personenbezogen. Sammelentscheidungen berühren nie, was zu prüfen ist.

Mehrere Dokumente auf einmal

Legen Sie mehrere Dateien zusammen ab (PDF, Word, Scans, Fotos): Sie werden wie eine einzige Akte gelesen. Dieselbe Person, dieselbe Nummer ist ein einziger Vorschlag, einmal für alle Unterlagen entschieden, und bei der Pseudonymisierung bezeichnet „[Person A]“ in jeder dieselbe Person.

Beim Export wird jedes Dokument einzeln neu gebaut und geprüft; bestehen alle ihre Prüfung, werden sie zusammen in einem ZIP-Archiv gespeichert.

Ihre Regeln

Namen oder Wörter, die immer geschwärzt werden sollen (ein Mandant, ein Aktenzeichen): Fügen Sie sie einmal in „Meine Regeln“ hinzu, dann werden sie in jedem Dokument, das Sie danach öffnen, gesucht und geschwärzt. Die Liste bleibt in diesem Browser, auf diesem Rechner; sie wird nirgendwohin gesendet.

Für die Nummern Ihres Hauses („AKTE-2026-0114“) nimmt „Nach Muster suchen“ einen regulären Ausdruck: Jeder gefundene Text wird ein Vorschlag wie die anderen.

Die Zuordnungstabelle

Bei der Pseudonymisierung bietet das Werkzeug an, die Tabelle der Platzhalter und dessen, was sie ersetzen, zu speichern („[Person A] = Max Mustermann“), um später wieder zuordnen zu können. Sie wird in Ihrem Browser verschlüsselt (AES-GCM, Schlüssel aus Ihrer Passphrase per PBKDF2 abgeleitet, 600.000 Iterationen) und dann als Datei gespeichert, die Sie getrennt vom Dokument aufbewahren. Zum Öffnen: „Zuordnungstabelle öffnen“, unter der Ablagefläche.

Eine geöffnete Tabelle dient noch zweimal. „Diese Tabelle übernehmen“: Die Dokumente, die Sie danach öffnen, erhalten dieselben Platzhalter (Max Müller wird in jedem neuen Dokument wieder zu „[Person A]“), neue Personen erhalten die folgenden Platzhalter, und die am Ende gespeicherte Tabelle setzt die alte fort. „Namen wiederherstellen“: Ein von Klarmask pseudonymisiertes PDF oder Word-Dokument, das kommentiert oder ergänzt zurückkommt, erhält in Ihrem Browser die Namen anstelle der Platzhalter zurück.

Klarmask kennt weder die Tabelle noch die Passphrase: Eine vergessene Passphrase lässt sich nicht wiederherstellen. Und solange die Tabelle existiert, bleibt das pseudonymisierte Dokument ein personenbezogenes Datum; siehe Pseudonymisierung oder Anonymisierung.

Der Schwärzungsbericht

Mit der erstellten Datei bietet das Werkzeug einen Bericht als PDF an: das Datum, den Modus, jedes Dokument mit seiner Seitenzahl und dem SHA-256-Fingerabdruck der erstellten Datei, was nach Art und nach Seite geschwärzt wurde, die im Bild abgedeckten Bereiche und das Ergebnis der Ausgabeprüfung. Kein geschwärzter Wert steht darin, auch kein Platzhalter: Er kann das Dokument begleiten, um die Schwärzung zu dokumentieren oder einer Mitteilung beigefügt zu werden.

Vor dem Speichern sagt eine Übersicht, wie viele eigenständige Einträge geschwärzt werden und in wie vielen Vorkommen, was sichtbar bleibt und wovon dieses Dokument nichts enthält. Bei hundert Seiten sieht man so, dass etwas fehlt: Eine Personalakte ohne eine einzige Sozialversicherungsnummer hat oft eine schlecht gelesene Seite.

Scans und Fotos

Eine Seite ohne Text (ein Scan, das Foto eines Dokuments) wird per Texterkennung gelesen, in Ihrem Browser. Die Texterkennung ist die von Klarfile (Tesseract): Sie wird beim ersten Gebrauch von dieser Website heruntergeladen, mit dem Modell für die Sprache der Website, und jede Datei wird vor der Nutzung anhand ihres Fingerabdrucks geprüft.

Jedes gelesene Wort behält seinen Platz auf dem Bild: Die Vorschläge werden wie bei einem PDF entschieden, und der schwarze Balken deckt das ganze Wort ab. Ein Handyfoto wird gerade ausgerichtet, und seine Metadaten (Gerät, Standort) gelangen nicht in die erstellte Datei.

Bei der Prüfung werden die gescannten Seiten der erstellten Datei per Texterkennung gegengelesen, und jedes geschwärzte Element wird darin gesucht: Ein schlecht gesetzter Balken ließe einen Wert lesbar, und das Speichern würde gesperrt. Die erstellte Datei enthält zusätzlich einen durchsuchbaren Text, ohne das Geschwärzte.

Unterschriften, Stempel, Gesichter, Kennzeichen und Codes

Eine Seite trägt auch, was kein Text ist: eine Unterschrift, einen Stempel, das Foto auf einem Ausweis, einen QR-Code mit einem Aktenzeichen. Nach dem Öffnen wird jede Seite in Ihrem Browser noch einmal als Bild gelesen, und was außerhalb des Textes gefunden wird, wird als Bereich vorgeschlagen, zum Schwärzen oder Belassen wie ein Name. Solange dieses Lesen nicht beendet und nicht jeder vorgeschlagene Bereich entschieden ist, kann die Datei nicht erzeugt werden.

Unterschriften und Stempel werden über die Tinte gesucht: ein feiner Strich, blau oder schwarz, oder eine farbige Tinte, außerhalb der bereits gelesenen Wörter. Gesichter von vorn findet pico (MIT-Lizenz), und der Bereich erstreckt sich auf das ganze Foto. QR-Codes und Strichcodes liest zxing (MIT-Lizenz), von dieser Website ausgeliefert und anhand seines Fingerabdrucks geprüft. Ein Gesicht im Profil, eine sehr blasse Unterschrift oder ein beschädigter Code können entgehen: Prüfen Sie die Seite und zeichnen Sie einen Bereich über das, was nicht vorgeschlagen wird.

Kennzeichen auf Fotos werden an der Regelmäßigkeit ihrer Zeichen erkannt: ein heller, einfarbiger Grund und dunkle, dicke Zeichen in einer Reihe. In einem geschriebenen Dokument ist ein Kennzeichen Text, und eine Regel findet es. Ein Kennzeichen, das weniger als ein Zehntel der Bildbreite einnimmt, stark geneigt oder verschmutzt ist, wird nicht vorgeschlagen.

Mehrere Fassungen desselben Dokuments

Ein Dokument wird für die Gegenseite, für die Öffentlichkeit und für den internen Gebrauch nicht gleich geschwärzt. Fügen Sie unter „Mehrere Fassungen“ eine Fassung hinzu, benennen Sie sie und kreuzen Sie die Arten an, die sie sichtbar lässt; alles andere folgt Ihrer Durchsicht. Die Fassungen entstehen gemeinsam, jede in ihrem Ordner des Archivs, mit eigenem Schwärzungsbericht.

Die Platzhalter ändern sich von einer Fassung zur anderen nicht: „[Person A]“ ist überall dieselbe Person, und eine einzige Zuordnungstabelle gilt für alle.

Später fortsetzen und die Spur behalten

Hundert Seiten entscheidet man nicht in einem Zug. „Diese Durchsicht später fortsetzen“ speichert die laufende Arbeit (Entscheidungen, Bereiche, Fassungen, Modus) in einer mit einer Passphrase verschlüsselten Datei. Öffnen Sie dieselben Dokumente erneut, lesen Sie diese Datei ein, und die Durchsicht geht weiter. Die Dokumente stehen nicht in der Datei; die gefundenen Werte schon, deshalb ist sie verschlüsselt.

Das Schwärzungsregister unter dem Ablagebereich behält eine Zeile je erzeugter Datei auf diesem Rechner: Datum, Dokumente, Seiten, Modus und SHA-256-Fingerabdruck dessen, was herauskam. Kein geschwärzter Wert, kein Platzhalter. Es bleibt in diesem Browser, wird als CSV exportiert und mit einer Schaltfläche gelöscht.

Dokumente, die wiederkommen

Ein Briefkopf, eine Fußzeile, eine am Rand gedruckte Nummer: Derselbe Bereich kommt auf jeder Seite wieder. Zeichnen Sie ihn einmal, dann „Wiederholen“ auf allen Seiten, den geraden oder den ungeraden. Eine Seite anderer Größe erhält ihn an derselben relativen Stelle.

Eine Art von Dokument, die wiederkommt (eine Gehaltsabrechnung, ein Auszug), wird immer an denselben Stellen geschwärzt: Speichern Sie ihre Bereiche und Ihre Regeln unter einem Namen, unter „Vorlagen“, und spielen Sie sie beim nächsten Dokument ab. Die Vorlagen bleiben in diesem Browser, auf diesem Rechner.

Eine Datei nimmt sie mit: „Datei speichern“ schreibt Ihre Vorlagen und Ihre Regeln, „Datei einlesen“ setzt sie wieder ein, hier oder auf dem Rechner einer Kollegin. Was sie mitbringt, kommt zu dem hinzu, was Sie haben; nichts wird überschrieben. Die Datei ist nicht verschlüsselt, und Ihre Regeln sind Namen: bewahren Sie sie wie ein Dokument auf.

Word-Dokumente

Ein Word-Dokument ist ein Archiv aus Dateien: der Text, aber auch nachverfolgte Änderungen, Kommentare, Eigenschaften (Autor, Firma), Felder und Links. Ein Name, der in einem dieser Teile steckt, übersteht ein Suchen und Ersetzen.

Klarmask bereinigt das Dokument nicht: Es schreibt ein neues, nur mit den Teilen, die es versteht. Überarbeitungen werden angenommen (gelöschter Text verschwindet samt Autor), Kommentare und Eigenschaften werden entfernt, und jeder geschwärzte Wert wird überall ersetzt, wo er steht: im Text, auch wenn er über mehrere Formatierungsabschnitte verteilt ist, in Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten, Textfeldern, Feldern, im Alternativtext von Bildern und in der Adresse von Links.

Die erstellte Datei wird wie ein PDF gegengelesen: Jeder Absatz, jedes Attribut und jedes Bild wird durchlaufen, und die Struktur des Pakets wird geprüft, bevor sie Ihnen angeboten wird.